मेल मर्ज (Mail Merge) सुविधा से हम व्यक्तिगत पत्र, पत्रों के लिए लिफाफे और मेलिंग लिस्ट में लिखे प्रत्येक
व्यक्ति के मेलिंग लेबल तैयार कर सकते हैं | कई बार हमें एक
जैसे पत्र अनेक नामों और पतों के साथ भेजने होते है | हमारी इस समस्या
का समाधान मेल-मर्ज सुविधा में है | मेल-मर्ज सुविधा
के प्रयोग से आप अनेक पत्रों को भेज सकते हैं, मेलिंग लेबल बना सकते हैं तथा अलग-अलग नाम तथा पते लिख सकते
हैं |
मेल मर्ज के तीन भाग (Components) होते है
मुख्य दस्तावेज (Main Document) : मेल मर्ज में उच्च दस्तावेज ही सार्वजनिक पत्र होता है
जिसमें मर्ज को चलाने के लिए निर्देश होते हैं | इसमें सामान्य
टेक्स्ट के साथ फील्ड के नाम होते हैं | मुख्य दस्तावेज
में सूचनाओं ठीक वैसी ही रहती हैं | वर्ड मर्ज
दस्तावेजों में उन विशेष स्थानों, नामों और पतों का
प्रवेशन करता है | मर्ज दस्तावेज में
शब्दों को डालने से पहले आपको मुख्य दस्तावेज में फील्ड के नामों का प्रवेशन करना
चाहिए |
फील्ड नेम (Field Name) : फील्ड नेम इस बात की और संकेत करता है कि बदली जाने वाली
सूचनाओं का प्रवेशन कहाँ होना है | डाटा सोर्स में,
फील्ड के नाम प्रत्येक कॉलम में सूचना के
वर्गों की और संकेत करते हैं | इनका मिलान डाटा
फाइन में फील्ड नामों के साथ होना चाहिए |
डाटा स्त्रोत (Data Source) : डाटा फाइन में वे सूचनाएँ होती हैं जिन्हें मुख्य दस्तावेज
में लाना होता है | डाटा सोर्स को डाटा फाइल
भी कहते हैं | आप इसमें केवल वाक्यों
को ही स्टोर नहीं कर सकते बल्कि कोई भी टेक्स्ट या डाटा, जिसे आप बार-बार प्रयोग करना चाहते हैं, स्टोर कर सकते
हैं |
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